Jesienią i zimą biuro WMZPN przeszło reorganizację, dzięki której ugruntowaliśmy obsługę dotychczasowych działań Związku, jak również zyskaliśmy zdolność skutecznego podejmowania nowych działań. Zmiany pozwoliły również dostosować się do obecnych zagrożeń i zachować pełną sprawność działania w okresie pandemii.
We wrześniu Zarząd WMZPN przyjął strukturę organizacyjną biura z podziałem na cztery działy: Dział Rozgrywek, Dział Szkolenia, Dział Organizacyjno-Finansowy oraz Dział Marketingu i Komunikacji.
Kierownikiem Działu Rozgrywek został Marcin Żyłka. Za Dział Szkolenia jako Wojewódzki Koordynator ds. Kształcenia i Licencjonowania Trenerów odpowiada Marcin Przybyliński. Emil Wojda został Kierownikiem dwóch działów: Działu Marketingu i Komunikacji oraz Działu Organizacyjno-Finansowego. Całością prac biura kieruje Marek Łukiewski, Prezes WMZPN.
Do tej pory WMZPN był obsługiwany przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Jesienią rozpoczęliśmy przygotowania, aby od początku 2021 roku sprawy księgowe i kadrowe były prowadzone w biurze WMZPN. W tym względzie, do pracy księgowego był przygotowywany Paweł Aptowicz. Niestety na przełomie 2020 i 2021 roku musieliśmy się rozstać. Obecnie w te sprawy wdraża się Mariusz Bojarowski, który docelowo będzie odpowiadał w biurze WMZPN za sprawy księgowe i kadrowe.
Jest to pierwszy krok, aby w najbliższej przyszłości przejąć na Związek kwestię rozliczania delegacji sędziowskich, co odciąży kluby z wielu działań. Klub będzie wpłacał ryczałt do WMZPN na poczet opłat sędziowskich. Potem wszystko będzie już robił Związek, tj. wypłacał sędziom delegacje za poszczególne mecze, sporządzał deklaracje skarbowe i przekazywał zaliczkę na podatek dochodowy do Urzędu Skarbowego, a na koniec roku wystawiał PITy. Taką obsługę planujemy pilotażowo rozpocząć od sezonu 2021/22, a w pełni od początku 2022 roku.
W ostatnich tygodniach, aby uzupełnić vacat po przejściu Mariusza Bojarowskiego do Działu Organizacyjno-Finansowego, szukaliśmy osoby do Działu Marketingu i Komunikacji. Oferta pracy na stanowisko Specjalisty ds. Komunikacji i Social Mediów cieszyła się bardzo dużym zainteresowaniem. Otrzymaliśmy kilkadziesiąt zgłoszeń z całej Polski (nawet z innych województw, czy z klubów Ekstraklasy), co znacznie przekroczyło nasze oczekiwania. Wybraliśmy 10 osób chcących pracować przy marketingowych projektach naszego Związku i zaprosiliśmy ich na rozmowę. Ostatecznie postanowiliśmy, że do naszego Zespołu dołączy pochodzący z Ostródy Rafał Herman, który okazał się najlepszym kandydatem.
Rafał skończył studia dziennikarskie na UWM w Olsztynie. Doświadczenie zawodowe zbierał pracując dla portali o tematyce piłkarskiej, a w ostatnim czasie był redaktorem w Gazecie Warmińskiej. Jest człowiekiem z naszego środowiska, od kilku lat współpracuje z Sokołem Ostróda, wcielając się w rolę spikera oraz jednego z członków ekipy medialnej klubu.
Zatrudnienie Rafała jest krokiem w kierunku jeszcze bardziej dynamicznego rozwoju naszej komunikacji, szczególnie za pośrednictwem strony internetowej i social mediów. W najbliższych tygodniach pojawią się nowe projekty. Możemy zdradzić, że jeden z nich będzie dotyczył rozgrywek Klasy Okręgowej, A Klasy i B Klasy.
Od połowy października, ze względu na pandemię biuro WMZPN w zależności od potrzeb i okoliczności pracuje w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej. Biuro jest zamknięte dla interesantów. Obsługa odbywa się mailowo, telefonicznie, a także przy wykorzystaniu wideokonferencji.
Zarząd i Komisje Związku również pracują zdalnie. Zdalnie odbywają się kursy i szkolenia trenerskie, a także kursy i szkolenia sędziowskie. Dzięki wideokonferencjom w grudniu odbyliśmy cykl spotkań z klubami wszystkich klas rozgrywkowych, a w styczniu przeprowadziliśmy szerokie konsultacje dotyczące rozgrywek dziecięcych, młodzieżowych i seniorskich.
Okazało się, że w spotkaniach on-line uczestniczy więcej osób niż miało to miejsce w przypadku spotkań stacjonarnych. Ponadto w danym czasie jesteśmy w stanie zrobić więcej spotkań on-line, niż spotkań stacjonarnych. Dzięki temu, np. przy konsultacjach, mieliśmy możliwość poznania opinii dużo większej liczby osób niż dotychczas, co pozytywnie przekłada się na wypracowywane rozwiązania. W ogóle pracę zdalną dopracowaliśmy do takiego poziomu, że wywiązujemy się ze wszystkich naszych zadań, a do tego wykorzystujemy pojawiające się szanse na nowe działania.
W związku z pracą zdalną zrezygnowaliśmy z telefonów stacjonarnych w biurze WMZPN, nie mamy również faxu. W razie potrzeby telefonicznego załatwienia sprawy należy dzwonić bezpośrednio do danego pracownika na numer telefonu komórkowego, a dokumenty przesyłać mailowo.
Aktualne numery telefonów i adresy mailowe do każdego z pracowników biura WMZPN znajdują się na stronie: https://wmzpn.pl/?page_id=1303
Obecnie, po wszystkich zmianach, w biurze WMZPN pracuje 9 osób:
- Marek Łukiewski – Prezes
- Marcin Żyłka – Kierownik ds. rozgrywek
- Barbara Gembicka – Specjalista ds. rozgrywek
- Marcin Przybyliński – Wojewódzki Koordynator ds. Kształcenia i Licencjonowania Trenerów
- Krystian Mucha – Specjalista ds. szkolenia i rozgrywek
- Emil Wojda – Kierownik ds. organizacyjnych i marketingu
- Bożena Dzierżanowska – Specjalista ds. organizacyjno-finansowych
- Mariusz Bojarowski – Specjalista ds. kadr i księgowości
- Rafał Herman – Specjalista ds. komunikacji i social mediów